إذا كنت تبحث عن برامج إدارة الملخصات من أجل مؤتمرك القادم!

إذا كنت تبحث عن برامج إدارة الملخصات من أجل مؤتمرك القادم! فيما يلي 11 أداة تحتاج إلى القيام به قبل تكوينه.

   يعد برنامج abstract management software الجيد غير قابل للتفاوض عند تنظيم مؤتمر بحثي. بسيط مثل. ولكن هنا تكمن المشكلة: لا يمكن لهذا البرنامج القيام بعمله إلا إذا قمت بتكوينه بشكل صحيح. ستندهش من عدد المنظمين الذين لا يضطرون إلى اتخاذ قرارات سريعة أو إجراء فحوصات يدوية غير ضرورية أو توضيح الالتباس بين المؤلفين أو المراجعين أو المندوبين ، ويضطرون إلى اتخاذ قرارات سريعة.

   لقد تغير الكثير في العالم منذ الوباء. وعندما تشدد على تشغيل الحدث فعليًا أو افتراضيًا أو مختلطًا ، فقد يكون من السهل تفويت التفاصيل المهمة في عملية الإرسال. ولكن من المعروف جيدًا أن أحد أفضل الأماكن لإحداث انطباع أول رائع لدى المندوبين هو من خلال abstract management.

إذن ، كيف يمكنك البدء في بناء your event reputation  بأفضل طريقة ممكنة؟ تأكد من مراعاة هذه النصائح الإحدى عشرة لتخطيط المؤتمر قبل تكوين نظام الإدارة المجرد.

1. تحديد معايير التقديم الخاصة بك

  لقد قررت بالفعل ما إذا كنت تجمع الملخصات أو الأوراق. رائعة. ولكن هل فكرت فيما إذا كنت تريد من المؤلفين تحميل سيرهم الذاتية؟ أو إذا كنت تريد وضع علامة على عمليات إرسال الطلاب على هذا النحو؟

  سيسمح لك أي برنامج جيد لإدارة الملخصات بتكوين نموذج التقديم الخاص بك حتى تحصل بالضبط على ما تحتاجه من المؤلفين. ستعمل أفضل المنصات على القيام بذلك بطريقة بديهية ، مما يخفف من أي ضغط على مؤلفيك في هذه العملية. لذلك ، قبل أن تفتح عمليات الإرسال ، اكتشف خيارات التكوين في منصة الإدارة المجردة وتأكد من أن مؤتمرك لديه الإعداد الذي يحتاجه.

2. قرر كيف ستخصص عمليات الإرسال ضمن برنامج إدارة الملخصات

   عندما يتم تكوينه بشكل صحيح ، يمكن لنظام إدارة مجردة أن يوفر عليك قدرًا لا يحصى من التوتر - خاصةً عندما تقوم بتخصيص عمليات الإرسال للمراجعين. إذا اخترت برنامج إرسال يمكنه أتمتة هذه المهمة (بعد إعدادها بالطبع) ، فستوفر على نفسك عالمًا من التوتر.

   قبل إرسال دعوتك للحصول على أوراق ، قرر بالضبط كيف ستخصص عمليات الإرسال الخاصة بك. حدد موضوعاتك وما إذا كنت ستسمح بمحاباة الأقارب (حيث يكون للمراجعين والمؤلفين نفس الانتماء). حدد ما إذا كنت ستسمح للمؤلفين بإرسال أوراق بحثية ذات موضوعات غير محدودة ، أو ما إذا كنت ستقتصرهم على موضوع واحد أو اثنين فقط. وقرر ما إذا كنت ستمنح المراجعين خيار رفض إرسالات معينة مع قبول طلبات أخرى.

3. حدد ما إذا كنت تستخدم المقاطع الصوتية أو مجموعات المراجعة

   تقوم معظم المؤتمرات بجمع ومراجعة وقبول جميع طلباتهم معًا. ولكن إذا كان مؤتمرك واسعًا ، فقد ترغب في فصل برنامجك الفني إلى مجالات مواضيعية (مسارات). تعمل المسارات مثل المؤتمرات الفرعية داخل المؤتمر: يمكن أن يكون لكل مسار كرسي خاص به ومواعيد نهائية وموضوعات ومجموعة من المراجعين.

   وإذا كان التركيز على مؤتمرك أضيق ، لكنك تتوقع الحصول على أكثر من مائة مشاركة ، ففكر في إنشاء مجموعات مراجعة - تتيح لأشخاص مختلفين رئاسة مجموعات منفصلة من عمليات الإرسال. من المهم التخطيط مسبقًا ومحاولة توقع عدد الطلبات التي ستحصل عليها. نظرًا لمستويات الوصول إلى جماهير جديدة الناتجة عن إدارة المؤتمرات الافتراضية ، قد يكون من الصعب التنبؤ بعدد الطلبات المقدمة. لذا ، فقط ألقِ نظرة على السنوات السابقة وابذل قصارى جهدك لتحديد الاتجاهات.

   ولا تنس: إذا كان مؤتمرك يحتاج إلى مسارات أو مجموعات مراجعة ، فستحتاج إلى تمكينها في نظام إدارة الملخصات قبل فتح عمليات الإرسال.

4. قيِّم عبء العمل على المراجع (وكن واقعياً)

   توقف لحظة وقم بالمهام. كم عدد المراجعات التي يحتاجها كل إرسال؟ كم عدد الطلبات التي يعني هذا أن على كل مراجع إكمالها؟ وكم من الوقت ستستغرق كل مراجعة؟ (كدليل تقريبي: يمكن أن تستغرق مراجعة الملخص المكون من 300 كلمة 30 دقيقة ، بينما قد تستغرق الورقة يومًا كاملاً).

   إذا كان المراجعون لديهم عدد كبير جدًا من الإرسالات ، فلا يهم ما إذا كان نظامك قد نجح في عملية التخصيص: لن يفوت المراجعون المواعيد النهائية الخاصة بهم أو يتوقفون عن العمل. إذا كنت تعتقد أنك تثقل كاهل المراجعين ، فقم بدعوة المزيد أو ضع في اعتبارك إسقاط عدد المراجعات التي يحتاجها كل إرسال.

   وتأكد من تكوين برنامج مراجعة الأقران الخاص بك للحد من عدد عمليات الإرسال التي يحصل عليها كل مراجع. لقد رأينا مؤتمرًا حيث قام المنظمون بتعيين 120 طلبًا لكل مراجع. أنت لا تريد أن تكون ذلك المؤتمر. سيساعدك نظام التقديم والمراجعة الديناميكي في تجنب هذه الأخطاء الأكاديمية.

5. تحديد نظام العلامات الإدارية المجردة الخاص بك

   لقد رأيت أكثر من عدد قليل من لجان المؤتمرات التي لم تفكر بشكل صحيح في مخطط العلامات الخاص بها. وفي كثير من الأحيان ، انتهى ذلك بضرورة اتخاذ أحد أعضاء اللجنة قرارًا سريعًا (وهو آخر شيء تريد القيام به عندما يكون لديك مجموعة كبيرة من الطلبات المقدمة للمؤتمر لمراجعتها).

   سيعمل مخطط الدرجات الجيد على تعزيز جودة المراجعات و- بالتبعية- جودة البرنامج الفني لمؤتمرك. حدد نظام العلامات الخاص بك قبل أن تفتح مرحلة المراجعة في برنامج إدارة الملخص. ضع معايير تسجيل النقاط الخاصة بك - وكن واضحًا ومختصرًا فيما تتوقعه من المراجعين أثناء عملية مراجعة الأقران. أضف وزنًا إلى فئات تسجيل معينة إذا كانت تضمن ذلك. قرر ما إذا كنت تريد أن تجعل من الإلزامي أن يكتب المراجعون تعليقاتهم. وتقرر ما إذا كنت تريد جعل تعليقات المراجع أو الرئيس مرئية للمؤلفين أم لا.

   المراجعون هم مفتاح جودة برنامج المؤتمر. وهم يتحملون عبئًا كبيرًا من العمل في تحديد مصادر المحتوى لمؤتمرك. لذلك ، تأكد من أن برنامج الإرسال والمراجعة الخاص بك سهل الاستخدام والإعداد بشكل صحيح.

6. الاتفاق على أنواع عروض المؤتمر

سواء كنت تركز على العروض التقديمية الشفوية والملصقات ، أو على ورش العمل واللجان والندوات ، قرر كيف تريد أن يقدم المؤلفون المقبولون.

قد يبدو الأمر بعيد المنال ، لكن تحديد ذلك قبل تكوين برنامج الإدارة المجردة يمنحك ميزة. هذا يعني أنه يمكنك أن تطلب من المؤلفين الإشارة إلى نوع العرض التقديمي الذي يرغبون في أن يتم النظر في تقديمهم. وهذا يعني أن المراجعين يمكنهم التوصية بتقديم الطلبات بطريقة معينة في منصة تقديم المؤتمر الخاصة بك. يعد هذا أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى ، حيث يحتمل أن يحضر المندوبون جسديًا أو افتراضيًا أو بطريقة هجينة ، فأنت بحاجة إلى فهم أفضل التنسيقات لاستخدامها عند جدولة عمل المؤلفين المقدمين.

7. تعيين الأدوار في برنامج الإدارة المجردة الخاص بك

   سيسمح لك أي نظام إدارة ملخص جيد بمنح المستخدمين مستويات مختلفة من الأذونات. قبل فتح باب التقديم ، قرر من في لجنتك يحتاج إلى حساب وما هي المسؤوليات التي يجب أن يتحملها كل حساب.

   لا تترك الأمر للسلك لاتخاذ قرارات مهمة. خذ الوقت الكافي للتعرف على من سيدير ​​المهام مثل دعوة المراجعين ؛ إرسال تذكير تمديد المواعيد النهائية أو اتخاذ القرارات النهائية بشأن الطلبات. سيساعدك فهم أدوار فريقك على إدارة الحدث الخاص بك بأقل قدر من التوتر.

8. قرر ما إذا كنت تنشر كتاب وقائع

   هل سينشر مؤتمرك كتاب وقائع؟ إذا كنت تنشر كتابًا ، فستحتاج إلى جمع نسخ جاهزة للكاميرا (مصححة وجاهزة للنشر) من عمليات الإرسال. إذا قررت مبكرًا ، يمكنك توفير التكلفة (والوقت) على لجنتك لتنسيق كتابك بواسطة طابعة. باستخدام البرنامج المناسب ، يمكنك إنشاء كتاب الإجراءات الخاص بك مباشرةً من نظام إدارة الملخص الخاص بك.

   مع تحول العالم إلى عالم افتراضي ، اعتبر الكثيرون أن كتاب الإجراءات المطبوع قد عفا عليه الزمن. ومع اقتراب الوباء من نهايته ، ستحتل الاستدامة مكان الصدارة في صناعة الأحداث. لذلك ، تأكد من التحقق مرة أخرى مما إذا كان مندوبوك يريدون كتابًا أم لا. إنه نوع البيانات التي ستصبح قوية لأحداثك المستقبلية ، مما قد يوفر لك الوقت والمال.

9. بناء في وقت الطوارئ

   سيكون للقرارات التي تتخذها عند جمع ومراجعة التقديمات في برنامج الإدارة المجردة تأثير كبير على الجدول الزمني للمؤتمر. على سبيل المثال ، إذا قمت بتكوين نظامك لمراجعة من مرحلتين أو لتجميع عمليات الإرسال الجاهزة للكاميرا ، فستحتاج إلى ترك وقت كافٍ لحدوث ذلك.

   راجع الجدول الزمني للمؤتمر بالكامل (انظر الجدول الزمني للمؤتمر في كتابنا الإلكتروني) وتحقق من أن المواعيد النهائية الخاصة بك واقعية. ثم أضف بعض الحالات الطارئة لتغطية ما إذا كنت بحاجة إلى تمديد المواعيد النهائية للتقديم أو المراجعة. إذا لم تضف بعض المساحة للمناورة ، فقد ينتهي بك الأمر إلى التدافع لجمع الأشياء معًا في اللحظة الأخيرة - مما قد يعني ليالي متأخرة بالنسبة لك ولجنتك.

10. قم بتعيين المنطقة الزمنية الصحيحة لمؤتمرك

   من السهل التغاضي عن احتمال حدوث ارتباك ناتج عن المناطق الزمنية. تأكد من تكوين نظام إدارة الملخصات وفقًا لمنطقتك الزمنية المحلية - ثم تأكد من أن المؤلفين والمفوضين لديك على علم بذلك.

   يجب أن يكون هذا واضحًا ، نظرًا لأن المؤتمرات الافتراضية تزيد من احتمالية حدوث ارتباك مع المندوبين الذين يقومون بتسجيل الوصول من جميع أنحاء العالم. لديك أشياء أكثر أهمية للقيام بها من إرسال رسائل بريد إلكتروني غاضبة من المؤلفين الذين أخطأوا في قراءة المنطقة الزمنية وفاتوا عن الموعد النهائي لتقديم الطلبات.

11. حافظ على المحتوى الخاص بك متصلاً في نظام إدارة مؤتمر واحد

   يحتاج مخططو الأحداث الأكاديمية إلى استخدام أكوام من البرامج المتنوعة لمتابعة الأمور. يمكن أن تصبح مربكة في كثير من الأحيان. لذلك ، من المفيد إدارة كل محتوى الحدث الخاص بك على منصة مؤتمرات واحدة متصلة. سواء كنت تدير شركة مادية أو افتراضية.

استنتاج

   يمكن أن تكون المؤتمرات العلمية بمثابة وحوش صعبة التخطيط. لذلك ، تأكد من حصولك على أقصى استفادة من أي برنامج abstract management software  تستخدمه.